VIELOVE.at – Wir lieben Wien

Umzug mit dem Büro – Was beachten?

Erfreulich, wenn sich ein Unternehmen positiv entwickelt. Viele Keinunternehmer kommen ja mit einem kleinen Schreibtisch und einem PC aus. Je nach Geschäftsmodell ist der Personal- und Platzbedarf oft gering. In vielen Branchen ist das aber anders. Manuelle Tätigkeiten, Flexibilität, Kundenkontakt und ein Lager brauchen Platz. Irgendwann stößt das Unternehmen dann an seine Kapazitätsgrenze. Mitarbeiter haben zu wenig Platz und die Umschlags-, Lager- und Produktionsflächen reichen bei weitem nicht mehr aus um die Produkte ordentlich zu handeln. Wächst das Unternehmen weiter, dann muss irgendwann den Tatsachen ins Auge gesehen und ein Umzug geplant werden. Der Umzug mit dem Büro stellt Unternehmen dann vor eine besondere Herausforderung.

Ausnahmesituation

Der Umzug von einem Büro in ein neues ist für den Betrieb immer eine Ausnahmesituation. Es beginnt damit, dass man einfach zu wenig Platz hat. Es fehlen Arbeitsplätze, Ablageflächen und Sozialräume. Die Mitarbeiter sitzen dicht gedrängt und haben wenig Spielraum. Wird die Entscheidung zum Umzug getroffen, dann bedeutet das, dass es kurzfristig noch enger wird. Dazu werden die Arbeitsabläufe während des Umzugs massiv gestört. Zwar gibt es Branchen, die kein Problem haben, einen Tag geschlossen zu halten, muss man aber den Kundendienst zu vereinbarten Zeiten erreichbar halten, hat man nur enge Zeitfenster, in denen man siedeln kann. Auch nach dem Umzug funktioniert nicht sofort alles so, wie man es erwartet. Die Kolleginnen und Kollegen müssen sich erst mit der neuen Situation zurecht finden und die neuen, geänderten Abläufe testen und leben. Nicht zuletzt ist der Umzug aber eine Zeit, in der zusätzliche Aufgaben erledigt werden müssen.

Umzug mit dem Büro - Was beachten? auf vielove.at
Es sind nicht nur die Serverschränke, die Zeit brauchen, um sie wieder aufzubauen

Die Planung

Das wichtigste bei einem Umzug ist die Planung. Diese umfast grob 5 Phasen. Natürlich muss man die Planung auch an die individuellen Bedingungen anpassen, die im Folgenden genannten Phasen gibt es aber bei jedem Umzug mit Büro:

1. Entscheidung

Warum man umziehen muss ist in den meisten Fällen klar. Unpassende Räumlichkeiten müssen gegen passende getauscht werden. Damit ist für die Phase der Entscheidung auch schon das Wichtigste gesagt.

Das neue Büro

Die neuen Räumlichkeiten müssen passend sein. Das bedeutet, dass die Größe, der Preis und die Infrastruktur passen muss. Ist der Platzmangel der Grund für den Umzug, dann muss das neue Büro deutlich mehr Platz bieten. Im Idealfall plant man gleich Reserven ein. Der Preis, also die Miete für das Büro muss im Rahmen sein. Ein wichtiger Punkt ist auch die Infrastruktur. Benötigt man einen Lagerbereich, dann braucht man außen ausreichend Rangier- und Abstellflächen. Die Halle muss ausreichend hoch sein.

Die Infrastruktur

Gibt es spezielle Auflagen hinsichtlich Brandschutz, muss man auch das sorgfältig prüfen. Auch der Hallenboden und die Einbruchssicherung sind wichtige Faktoren. Auch wenn man nur Bürofläche umzieht benötigt man Besprechungsräume, Toiletten und Sozialräume. Ein Serverraum und entsprechende Datenleitungen müssen vorhanden sein. Nicht zuletzt ist auch die Anbindung ein Thema. Wie kommen die Mitarbeiter zum Arbeitsplatz. Gibt es Parkplätze? Kann man öffentlich anreisen? Ein Standort am Ende einer langen und langsamen Buslinie kann ein großer Nachteil bei der Personalsuche sein.

2. Vorbereitungsphase

Hat man sich für den neuen Bürostandort entschieden, ist der nächste Schritt die Unterzeichnung des Mietvertrags.

Verträge prüfen

Ist das über die Bühne muss der alte Mietvertrag gekündigt werden. Zusätzlich müssen Strom, Wasser, Gas und Müllentsorgung auf den neuen Standort umgemeldet werden. Auch Lieferanten, wie etwa die Reinigungskräfte, die Telefonanlage, Mietverträge, Serviceverträge und Versicherungen müssen einer Prüfung unterzogen und gegebenenfalls geändert werden. Für den Umzug benötigt man einen Experten. Über Suchbegriffe, wie Firmenumzug Wien, findet man einen passenden Anbieter.

Umzugsunternehmen

Eine Besichtigung des alten und neuen Büros muss vereinbart und der Auftrag vergeben werden. Viele Details werden mit dem Umzugsunternehmen abgestimmt. Die Profis können einschätzen, wieviel Aufwand der Umzug sein wird. Die Anzahl der Umzugskartons und die Dauer können besprochen werden. Wichtig für diese Besprechung ist alledings, dass man bereits im Vorfeld den ungefähren Ablauf geplant hat.

Ablaufplanung

Ein Termin für den Umzug wird als einer der ersten Punkte festgelegt. Danach geht es an die Detailplanung. Was kann man bereits vor dem Umzug verpacken, weil es nicht, oder nicht jeden Tag gebraucht wird. So kann man den Drucker für die Kundenabrechnung vielleicht schon übersiedeln, wenn die Monatsabrechnung gedruckt wurde. Dinge, die man nicht mehr braucht sollten noch vor der Übersiedlung entsorgt werden. Die IT-Infrastruktur ist durchaus kritisch. Solange am alten Standort gearbeitet wird, kann sie nicht abgebaut werden. Solange sie am neuen Standort noch nicht läuft, kann man dort die Arbeit noch nicht wieder aufnehmen. Die IT-Mitarbeiter haben bei einem Umzug viel Arbeit hinter den Kulissen. Damit später wieder alles funktioniert ist es wichtig, Kabel und Geräte zu beschriften. Generell muss festgelegt werden, wer für welche Dinge verantwortlich ist.

Adaptierung und Bestellung

Meist muss im neuen Büro noch einiges angepasst werden. Netzwerk und Steckdosen müssen versetzt werden. Es wird renoviert und adaptiert. Dazu muss rechtzeitig ein Handwerker beauftragt werden. Außerdem müssen neue Möbel und andere Einrichtungsgegenstände angeschafft werden. Hier gibt es oft wochenlange Lieferzeiten. Je früher man also bestellt, umso einfacher ist es, alles rechtzeitig vor Ort zu haben.

Umzug mit dem Büro - Was beachten? auf vielove.at
Im direkten Gespräch kann man auf die Ängste und Unsicherheten der Mitarbeiter eingehen

Information

Ist der Ablauf definiert und alles soweit klar, ist es an der Zeit die Mitarbeiter zu informieren. Hier macht es auch Sinn, sich für Fragen zur Verfügung zu stellen. Der Umzug des Arbeitsplatzes bedeutet auch für die Mitarbeiter eine Umstellung. Für den reibungslosen Ablauf ist es außerdem wichtig, dass jeder den Zeitplan und seine Aufgaben kennt. In einem Dialog können die Mitarbeiter noch Bedenken anmelden und vielleicht sogar auf Denkfehler im Ablaufplan hinweisen.

Verpacken

Ist der Ablauf definiert, kann man mit der Umsetzung beginnen. Gemäß der Detailplanung werden die Dinge transportsicher verpackt und bereitgestellt. Auf eine sinnvolle Beschriftung muss man hier besonders achten. Inhalt, Herkunft und Bestimmungsort, also Abteilung, Mitarbeitername, oder Raumnummer sind ausreichend, um die Kartons, auch ohne sie zu öffnen, zuordnen zu können.

3. Der Umzug

Der eigentliche Umzug kann ganz unterschiedlich ablaufen. Je nach Größe dauert er ein paar Stunden, oder mehrere Tage. Ist in der Planung alles ordentlich berücksichtigt worden, muss der Plan nur noch Schritt für Schritt umgesetzt werden. Zwei Mitarbeiter für die Koordination im alten und neuen Büro abzustellen, ist eine kluge Entscheidung. So finden die Mitarbeiter und das Umzugsunternehmen immer einen kompetenten Ansprechpartner vor Ort.

Umzug mit dem Büro - Was beachten? auf vielove.at
Der Umzug ist der beste Zeitpunkt, sich von Altlasten zu trennen

4. Einrichtungsphase

Auch hier kommt wieder der Ablaufplan zum Einsatz. Gemäß der verschiedenen Abhängigkeiten muss die mitgebrachte Infrastruktur in Betrieb genommen werden. Erst wenn die Telefonanlage läuft kann das Telefon funktionieren, usw.. Alles wird wieder ausgepackt und kommt an seinen neuen Platz. Die Mitarbeiter müssen Bescheid wissen, wohin die leeren und zerlegten Umzugskarton kommen und brauchen ordentliche Messer um Klebebänder öffnen zu können.

5. Abschlussphase

Ist man im neuen Büro angekommen und hat den Betrieb wieder aufgenommen bleibt die Abschlussphase. Zeit für Manöverkritik und Reflexion. Außerdem werden in dieser Phase die neuen Arbeitsabläufe geprüft. Erweist sich eine Entscheidung in der Praxis als schlecht, dann werden Möbel gerückt und vielleicht sogar Büros getauscht. Das alte Büro wird renoviert und dem Vermieter übergeben. Danach kann man sich wieder seinen eigentlichen Aufgaben widmen und hoffen, dass der nächste Umzug mit dem Büro erst nach ein paar Jahren wieder nötig sein wird.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.